Esta es la historia de una planta de autopartes ubicada en el corredor industrial de Apodaca, Nuevo León. Con 400 operadores distribuidos en 3 turnos y una operación que no se detiene las 24 horas, su departamento de Recursos Humanos enfrentaba un problema que muchas empresas manufactureras en México conocen bien: el cálculo de nómina era un caos.
El reto: 3 días para calcular una quincena
Antes de contactar a IBIX, el proceso de control de asistencia funcionaba así:
- Los supervisores de turno registraban la entrada y salida de cada operador en listas impresas que se entregaban al final de cada turno.
- El equipo de RR.HH. (2 personas) capturaba esas listas manualmente en hojas de Excel, verificando inconsistencias entre los tres turnos.
- Los cálculos de horas extra, retardos, faltas justificadas e injustificadas se hacían con fórmulas de Excel propensas a errores.
- La información se migraba manualmente a Aspel NOI para generar la nómina.
El resultado: cada quincena, el departamento de nómina necesitaba 3 días completos para consolidar la información de asistencia y generar la pre-nómina. Los errores eran frecuentes, lo que provocaba reclamaciones de los operadores, reprocesos y, en algunos casos, pagos incorrectos que se arrastraban por semanas.
Además, el buddy punching era un problema abierto. Los supervisores lo sabían, pero sin un sistema que verificara la identidad real de cada operador, no había forma de controlarlo.
Lo que necesitaban
El gerente de RR.HH. definió tres requisitos no negociables para cualquier solución:
- Funcionamiento offline: La red WiFi en planta era inestable. Los equipos debían funcionar sin conexión y sincronizar datos cuando hubiera red disponible.
- Gestión de turnos rotativos: Los 3 turnos (6:00-14:00, 14:00-22:00, 22:00-6:00) incluían rotaciones semanales. El sistema debía manejar estas reglas automáticamente.
- Integración directa con Aspel NOI: Sin exportación manual. Los datos de asistencia debían fluir directamente al sistema de nómina.
La implementación IBIX
Después de una evaluación en sitio, el equipo de IBIX diseñó la siguiente solución:
| Componente | Detalle |
|---|---|
| Terminales biométricas | 6 equipos SpeedFace-V3L con reconocimiento facial y huella digital. 2 por cada acceso principal (entrada y salida). |
| Software | IBIXConnect con módulo de turnos rotativos, cálculo automático de horas extra y reglas de tolerancia configurables. |
| Integración | Conector nativo con Aspel NOI. Exportación automática de pre-nómina en el formato requerido por el sistema. |
| Conectividad | Los equipos almacenan hasta 100,000 registros offline y sincronizan vía Ethernet al servidor local. |
La instalación física de los 6 terminales se completó en 2 días. El registro biométrico de los 400 operadores tomó 3 días adicionales (se hizo durante los cambios de turno para no interrumpir la operación). En una semana, el sistema estaba en operación completa con los tres turnos.
Los resultados
Los números hablan por sí mismos:
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Tiempo de cálculo de la pre-nómina | 3 días | 5 minutos |
| Errores en pre-nómina | 12-15 por quincena | 0 |
| Incidencias de buddy punching | Estimadas 30+/mes | 0 |
| Horas extra no autorizadas | ~$68,000 MXN/mes | Eliminadas |
| Reclamaciones de operadores | 8-10 por quincena | 0-1 por quincena |
El ahorro mensual estimado supera los $85,000 MXN, considerando la eliminación de horas extra fraudulentas, la reducción de horas administrativas y la eliminación de errores en la pre-nómina. La inversión total se recuperó en menos de 4 meses.
— Gerente de Recursos Humanos, planta de autopartes, Apodaca N.L.
Línea de tiempo del proyecto
- Día 1-2: Instalación física de los 6 terminales SpeedFace-V3L y configuración de red.
- Día 3-5: Registro biométrico de los 400 operadores durante cambios de turno.
- Día 5-7: Configuración de reglas de turno, tolerancias y conexión con Aspel NOI.
- Día 8 en adelante: Operación completa. Soporte remoto de IBIX durante el primer mes.
Desde la primera quincena con el sistema en operación, el departamento de RR.HH. dejó de procesar asistencia manualmente. La transición fue inmediata y sin interrupciones en la producción.